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如何让驾校信息化系统发挥更大的价值?

分类:行业新闻 作者:1039  发布日期:2016-5-17 17:56:06  
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【编者案】很多驾校对信息化不以为然,尤其是中小规模的驾校,他们觉得多余,而中大型驾校把信息化作为了驾校规范管理的重要武器之一,尤其是与互联网的无缝对接和全员普及,实现了驾校的数据化管理,提高了驾校的工作效率,节俭了驾校运营成本,还更好的满足了学员的需求,形成好的口碑。所以信息化是驾校规范化的必然之路,不是做与不做的问题,而是早上与晚上的事情。

4月28日驾微会课程安排简介:

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下面是4月21日驾微会课程实录文字整理,共大家参考。

一、驾校信息化的现状

1、对驾校信息化的理解:

驾校信息化的理解就是一套驾校的计算机管理工具,理论上来说就是驾校利用计算机技术、网络技术等一系列现代化IT技术,通过对信息资源的深度开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,从而提高驾校经济效益和竞争力的一套工具。

2、对驾校信息化的现状:

驾校由于一直处于半垄断的环境里,驾校规模、经营状况或决策者对信息化的重视程度不同,不同驾校信息化的形式也有所不同,目前主要存在如下几种形式:

(1)不实施信息化

一些驾校经营者对信息化重视度不够,觉得用信息化太麻烦,还不如人工管理,于是就不实施信息化管理。

(2)个别工作的信息化

由于驾校业务的需求,对一些特定岗位实施信息化,如驾校的学员打表等工作。

(3)核心部门的信息化

主要是针对驾校的核心部门实施信息化,如招生报名信息化、财务管理信 息化、车辆管理信息化等。

(4)整个驾校信息化

驾校所有部门均实施信息化管理,这里面还分两个层次:一种是只实施了信息化管理,形成了内部的封闭式管理系统,全员信息化管理;另一种是即实施了信息化管理,还贯通了驾校的网站、微信、和app,形成了信息化网络体系。

二、驾校信息化的四大功能,你用了几个?

1、日常办公平台

把驾校的日常安排、任务变更等集成在一个平台下,改变了传统的集中一室的办公方式,扩大了办公区域。通过网络的连接,员工可在不同区域随时办公。驾校有多个分校,都可以共用一套信息化办公系统。

2、协同工作平台

将驾校的各类业务集成到信息化系统当中,制定标准,将驾校的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式,使驾校员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时,心理距离也逐渐缩小,从而提高驾校团队化协作能力,最大限度地释放人的创造力。如驾校可以清楚的看到什么时间多少人考科目一,多少人练车到了什么阶段,相关部门无需接到上级指令的情况下就知道自己下步的工作日程及安排,该如何进行与其他人或者部门进行协调沟通。

3、驾校营销一体化平台

通过驾校信息化系统与网站、微信和app的打通,加上开启驾校员工的公开网上点评机制,让学员对员工的好评成为驾校口碑的产生地,成为驾校最有效的营销推广阵地,未来驾校用户的第一接触驾校的出口。

4、数据化管理平台

驾校的内部报名、培训、考试、财务、行政管理等一些业务数据,对驾校的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立、静态的;但是通过信息化系统工具,能把驾校原有的各部门的数据集成到各项工作流系统中,使驾校员工及时有效的获取信息、处理信息,实现驾校的管理透明化、可视化、数据化,提高驾校的管理效率和反应速度。

通过驾校的信息化,可以准确的掌握驾校经营管理的所有数据信息,借助对驾校内部数据的分析,制定最有效的驾校经营决策。数据化管理是驾校未来的最精准的管理方式,通过数据管理驾校可以有效的做出战略制定、营销推广、绩效考核、激励机制、成本控制等工作,提升工作效率。

(1)战略制定:驾校可以通过导出学员的数据,如在不同时段的年龄、职业、性别、选择的班型等信息,可以对驾校的客户群进行有效的定位,不同时段采用的策略应对,让驾校的战略与驾校的经营发展精准有效的批评。我们就导出了陕西的一个驾校的数据,就是年龄、性别和数量对数据,准确的帮助该驾校找到了驾校最核心的目标人群,集中在18-30岁之间,其中最密集的是18-23岁之间的群体,另外女性站到了学车人群的近40%,可见也是不可忽视的人群。通过分析这个数据,对驾校的战略决策提供了依据,如班型设计、营销战略、服务升级等,确保了驾校的方向不会出错。

(2)营销推广:传统的驾校做广告更多的是根据不同的季节采用不同的活动,根据驾校自己的构思去设计营销推广活动。通过对学员的年龄、性别、数量的分析,准备把握学员的具体情况,可以充分结合学员的需求和爱好来规划设计营销推广活动,让驾校的推广活动更加深入学员的内心,容易与学员产生共鸣,从而达到很好的推广效果。我们分析一个驾校的客户群体,其中有一部分人群是高考后的学生,不少人都想学车,他们把学车当做是扫盲,利益闲散时间。于是我们就为一个驾校特地组织了一期关于高考生学车的活动,设计了一感人的故事来打动学员,另外制作宣传单和线下现场活动,凡持高考准考证报考者优惠200元。活动效果也不错。这就是数据营销或者说精准营销的魅力。

(3)绩效考核:在驾校没有实施信息化的时候,所有员工的工资和奖金都要财务人员花费很久,一个人一个人的计算出来,然后大家才能知道。实施信息化之后,就不存在这一情况,财务的工作量减轻很多,不需要怎么操作计算,只需要在下月初打开信息系统,导出表格,直接就出来了。同时驾校的员工也是一样,只需要到下月初,在自己账号里点击一下自己的绩效或奖金,就可以直接看到这个月自己的工资是多少,奖金是多少,比上个月多了还是少了,是什么原因导致的?如比上个月少了,可以具体查看自己的原因,是自己培训的学员通过率低了,还是自己这个月招生数量减少了,还是遭到学员的投诉被处罚了等等。

(4)激励机制:上期我专门讲了公开点评教练员,其实这就是驾校管理的一种机制。有很多驾校经营者说,我们有机制,有奖励和惩罚,可是总是达不到效果,其实这就是机制不够适用。我举个栗子,接待人员或电话咨询人员,他们更喜欢接待未报名缴费的学员,他们能够获取更多的收入或佣金,往往不喜欢接待已经报名的学员,这既增加了他的工作量,还不能增加收益。如果增设学员咨询点评,根据学员的点评发放奖励,结果就会不同,他们会觉得每来一个人咨询就有可能增加一份奖励,就希望人多来咨询他、打扰他,从而建立了一种驾校内部正向的、积极的氛围。通过信息化数据管理,规范驾校的激励机制,这比天天宣贯机制,要强的多,让工作公开透明,消除灰色地带。

(5)成本控制:通过对后台车辆能耗、维修、易耗品配备等数据的分析,可以提高驾校行政管理工作效率,还能够规范行政物资管理。通过查看这个车辆的月度、年度能耗数量、培训出的学员的数量、维修数据、教练员使用等信息,可以清楚的制定每辆车每个月份的能耗情况,维修情况和培训学员情况。如果某个月份能耗较高,可是培训学员数量有限,那一定存在问题,是教练员做了手脚还?是车辆本身出了问题?如果某一教练车出现多次维修情况,可以分析是车辆破旧该淘汰了?还是驾车人员操作的问题导致的?车辆该淘汰了就尽快更新,减少不必要的维修等支出;如果是教练员操作问题,就及时与相关教练员沟通或实在不行就更换教练员。

另外通过信息化管理,减少了不必要的岗位,降低了人员工资的开支。如果没有实施信息化,驾校需要安排专门的分车人员来分配学员的约车,还容易滋生灰色地带,有不少教练员抱怨,为什么分配给我的学员不是老人就是女的,通过率总是较低。后来我发现原来负责分车的人员是可以产生灰色收入的,教练员送点好处,可以分到更好的学员,通过率高,还能拿奖金。有了信息工具,可以不用分车人员,降低人工成本。也许有人说,人工约车难以避免,那么也可以降低人工预约的负担,可以让负责人工预约的人员兼任其他的工作。

(5)提升工作效率:信息化数据可以提高驾校的工作效率。如学员可以通过网络信息化体系自主约车和教练,教练员可以通过信息化平台的账号查看学员的预约情况,便于做好工作的安排,这样学员有自主权,还快捷方便,同时教练员能够清楚的掌握学员的情况如年龄、性别、学习进度等,从而可以随时无缝的与学员的预约对接,教练员可以快速的做出自己工作的安排,比传统的人工预约效率要高n多被。另外通过数据化,实现了各部门直接的无缝对接,如招生的人数与对接科目一的学习和考试,科目一通过的学员进入科目二学车,有多少人可以参加科目二考核,通过情况,未通过是否交补考费等,一些驾校学员都拿到驾照了,驾校这是发现该学员还欠着驾校的补考费,数据管理这些问题都不存在,因为他未交补考费就不能进入下一科目的。

其实效率的提升是最核心的,这是代表着先进,大家可以回想一下,任何一次人力社会的进步都是效率提升为根本,从旧石器时代到新石器时代,从手工作坊到蒸汽时代,从蒸汽时代到电力时代,从电力时代到信息时代,从信息时代到移动互联网时代,每次革命的发生,每次社会的进步,无不是提升了效率。所以信息化最最核心的地方就是提升了驾校的效率。

三、如何让信息化发挥更大的价值呢

驾校究竟该如何让信息化工具发挥更大的价值呢?我想通过如下四步:

第一步:从信息化规划做起

不知道你是怎么确定你的信息化规划的?不少人把这件事想得过于简单,往往出现这些情况:我看人家用这个功能不错,我也计划上一个;我驾校现在最想解决这个问题,于是我就上这个功能;当前驾校的问题是这样的,需要某些部分实现信息化等等。其实这都是点状的看待信息化,他并不是系统的、全面的、规范的来看待驾校的信息化。

驾校的信息化需要驾校决策者有效设计,不是看别人的好我也用,需要驾校经营者充分结合驾校的现状和未来发展规划来系统设计信息化模块,这样不会出现头痛医头,脚痛医脚的情况,不仅仅能够解决驾校当前的问题,还能够有效解决未来可能遇到的问题。如你的驾校现状是解决招生报名和财务管理问题,可是你未来计划实施全网一体化营销,你就不能仅仅上个报名、财务系统就完事,还要配客服咨询、在线预约、在线点评等系统,或者至少要留有这个端口,以备需要时用,否则你到时候还有重新再买一套系统。所以驾校上信息化需要驾校经营者从驾校战略的角度出发来配置信息化系统。

第二步:配套驾校改革

谈了这么多关于信息化的内容,我想大家会发现驾校实施信息化并不是像买一个螺丝钉,拧上就可以用了,信息化是一系列的事情,它涉及驾校的多个部门,涉及方方面面,其实信息化实施的过程是一个驾校改革的过程。他涉及到人员岗位的调整、合并或撤销,严重影响了相关者的利益,信息化的实施必然会触及他们的利益,遭到抵制。我见到不少驾校信息化实施不下去,被放弃不用,劳民伤财。根本原因是影响了驾校内部的利益相关者,在信息化实施过程中处处刁难,再加上领导不太关注,结果职能不了了之。

所以要想把驾校信息化完全落实到驾校内部,就必须制定配套的驾校部门调整、绩效机制调整等一系列的变革,将变革与信息实施相协同,制定明确的实施计划,由驾校一把手亲自主抓,分批次、按步骤的实施,才能让信息化落到实处。

第三步:专业人员管理

驾校信息化落实后需要配备专业的信息化管理人员管理,专业人员要对懂局域网、服务器,对信息化系统能够熟悉操作,简单故障的处理。尤其是局域网、服务器,这样他既能够解决信息化的一些问题,还能够解决驾校网络问题,可以做好驾校内部网络和信息化系统的全面管理。

第四步:全员培训学习

信息化期间还要全员培训,把驾校的信息化和变革融入到每个人的内心,融入到每个人的工作中去。即让全员知道驾校对实施信息化非常重视,又是让大家了解信息化的好处和方便,让大家快速的接受驾校的信息化。

四、如何选择驾校信息化系统

不知道你是如何选择驾校信息化系统的?选择信息化系统和信息化系统厂商都是非常重要的工作,一个好的信息化系统能够方便驾校的各项管理工作的开展,提升工作效率,差的系统非但不能提升效率,还会严重影响驾校各项工作的开展。我觉得选择驾校信息化厂商要遵从如下两个步骤:

第一步:信息化系统职能很重要

首先要选择信息化系统的职能要能够满足驾校当前需求,还要能够满足驾校未来发展的需求。

第二步:信息化系统厂商很重要

选择信息化系统厂商很重要,不能看这个不错,价格不贵,我就买他的吧,结果发现这家厂商就是一个小作坊,过些年,再去找他,发现这公司没有了,或者是想改进升级时,厂商说我们无法实现。结果让你很无耐。

选择信息化系统厂商要看信息化系统厂商的规模和经验及行业的口碑都很重要,如果你的驾校足够大,要求标准足够高,建议去找IBM、sap等国际一线信息化系统厂商,他们的产品世界一流,当然价格也不含糊,上百万是很正常的事情。

如果你的标准没有这么高,就可以选择有丰富的行业经验、技术实力抢、产品性价比好和后续服务能跟得上的专业化驾校信息化服务厂商。专业的厂商才能干更专业的事情,其实专业做驾培领域信息化系统的厂商,在全国有一定影响力的企业还是有数的,北京1039公司就是为数不多一个,有10多年信息化服务经验,从业时间和行业经验业内无人能及,产品稳定,有强大的专业技术力量,还能根据用户的需求实现定制化。

选择厂商的标准是:

行业经验、性价比、技术实力、后续服务。

作者简介赵建纯:专业研究“互联网+驾校”第一人,国家一级人力资源师,北京1039首席讲师。多年大学教师及企业培训经历,专注于驾培行业的“互联网+”转型与升级,主讲《互联网+驾校》、《全网社会化营销》、《新商业模式》等课程。关注我们:敬请关注公众号“驾驾学习会”,欢迎交流,欢迎拍砖。

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